- Pacientes y atención en salud (IPS): el tratamiento de sus datos, incluida su historia clínica, se describe en los numerales 1 a 12.
- Uso del sitio web, la tienda en línea y comunicaciones comerciales: las precisiones sobre estos canales digitales están en el numeral 13.
1. Responsable del tratamiento
AV MEDICINA ANTIENVEJECIMIENTO S.A.S., NIT 901.611.967, código de prestador 1500103301. Domicilio: Cra 1F # 40-195, Consultorios 419 y 416, Edificio Enterprise, Santa Inés, Tunja (Boyacá). Correo: consultorio.alexandravargas@gmail.com. Teléfonos: 313 452 0497 y 304 345 4047. Página: dralexandravargas.com.
2. Alcance
Esta política se aplica a los datos personales que la IPS trata en Colombia y a los que sus proveedores tratan por su encargo, dentro o fuera del país. Cubre cuatro grupos de titulares: pacientes, trabajadores y colaboradores, proveedores, y personas que contactan a la IPS sin ser pacientes, por ejemplo por WhatsApp o redes sociales.
3. Principios
La IPS trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012). Además, la historia clínica tiene la reserva que le dan la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999.
4. Tratamiento y finalidades
Pacientes: prestar los servicios de salud; llevar y conservar la historia clínica; agendar y recordar citas; enviar documentos; facturar y gestionar pagos y saldo a favor; reportar el Resumen Digital de Atención (RDA) al Ministerio de Salud y consultar el mecanismo de Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica (IHCE); cumplir la vigilancia sanitaria ante el INVIMA; atender peticiones y medir la calidad; y, solo con autorización expresa y opcional, enviar comunicaciones comerciales. Las fotografías de seguimiento se toman solo con autorización y no se publican.
Trabajadores y colaboradores: gestionar la relación laboral o contractual, la nómina y la seguridad social; verificar y reportar su habilitación profesional (RETHUS), que el Ministerio exige para los reportes clínicos; y usar su firma en los documentos que expidan.
Proveedores: gestionar la relación comercial, los pagos y las obligaciones tributarias.
Contactos: responder solicitudes de información y agendar la primera cita.
5. Datos sensibles y de menores
Los datos de salud, las imágenes y los datos biométricos se tratan con autorización expresa y solo para las finalidades informadas. Nadie está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos, salvo lo que la ley exige para prestar el servicio. Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan respetando su interés superior, con autorización de su representante legal.
6. Autorización
La IPS pide la autorización antes de recoger los datos, por escrito o en medio electrónico. Los pacientes la firman en el documento «Términos y condiciones del servicio y autorización para el tratamiento de datos personales», y la IPS conserva la prueba: texto firmado, versión, fecha, hora y firma. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información que pida una entidad pública en ejercicio de sus funciones y las urgencias médicas o sanitarias.
7. Derechos de los titulares
Conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; ser informados del uso de sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de hacer el trámite ante la IPS; revocar la autorización o pedir la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder a ellos gratis (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012).
8. Área responsable y procedimiento
Atiende las solicitudes la representante legal de la IPS, en el correo consultorio.alexandravargas@gmail.com, en la sede o por teléfono.
- a) Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde que se reciben. Si no es posible, se informa el motivo y se responden en máximo cinco (5) días hábiles más.
- b) Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si están incompletos, se pide completarlos en cinco (5) días hábiles; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende que se desistió. Se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) más, informando el motivo.
- c) Revocatoria y supresión: proceden cuando no exista un deber legal o contractual de conservar los datos. La historia clínica se conserva el tiempo que la ley exige.
9. Transmisión y transferencia
La IPS usa proveedores que tratan datos por su encargo, con contrato y obligación de confidencialidad: alojamiento del sistema de historia clínica (Hostinger, con servidores y respaldos en Estados Unidos), almacenamiento en la nube y copias de respaldo (Google Cloud, Santiago de Chile), mensajería (WhatsApp Business, de Meta), correo electrónico y software contable (Siigo). La IPS responde por la protección de la historia clínica y de los demás datos, también cuando los guarda un proveedor por su encargo. Cuando los datos salen del país, la IPS se asegura de cumplir el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
10. Seguridad
Cada persona entra con su propio usuario y solo ve lo que su rol permite. Queda registro de quién consulta o modifica una historia clínica. La conexión va cifrada. Las fotografías y los documentos se guardan en almacenamiento privado. Cada día se hace una copia de respaldo cifrada, que se guarda fuera del servidor.
11. Conservación
La historia clínica se conserva como mínimo quince (15) años desde la última atención; los documentos contables, diez (10) años; los demás datos, mientras se necesiten para las finalidades de esta política.
12. Vigencia
Esta política rige desde su publicación en https://dralexandravargas.com/politica-de-privacidad/. Las bases de datos se mantienen mientras la IPS preste sus servicios y se necesiten para las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares antes de aplicarse.
13. Sitio web, tienda en línea y comunicaciones comerciales
Además de la atención en salud, tratamos datos personales a través de nuestros canales digitales. Las siguientes precisiones complementan lo descrito en los numerales anteriores:
- Datos que recogemos por estos canales: el nombre, el número de contacto, el correo electrónico y la dirección que usted nos facilite al escribirnos, comprar en la tienda o suscribirse a nuestras novedades.
- Tienda en línea: para procesar un pedido recogemos los datos necesarios de envío y de facturación. El pago se coordina por la pasarela de pago habilitada o por WhatsApp, y el pedido se procesa una vez confirmado.
- Comunicaciones comerciales (novedades y promociones): solo las enviamos si usted lo autoriza de forma separada. Puede dejar de recibirlas en cualquier momento mediante el enlace «Darse de baja» incluido al final de cada correo, o escribiendo a consultorio.alexandravargas@gmail.com. Los recordatorios de citas y el envío de sus documentos no son comunicaciones comerciales.
- Alojamiento del sitio: este sitio web se aloja en servidores gestionados por Hostinger, que pueden estar ubicados fuera de Colombia (ver numeral 9).
Si desea eliminar sus datos, consulte la página Eliminación de datos. Las condiciones de la atención presencial en la IPS se detallan en el documento Términos y autorización · atención presencial, y las condiciones de uso del sitio web y la tienda en los Términos de servicio.